Odstranění systémových překážek v řízení ministerstev nevyžaduje jen dílčí úpravy, ale promyšlené legislativní a organizační změny. Posílení role státního tajemníka, transparentní pravidla pro politické týmy ministrů nebo efektivnější koordinace úředníků napříč sekcemi jsou kroky, které mohou přispět k lepší funkčnosti státní správy. Stát ve formě přináší návrhy reforem, které umožní, aby ministerstva mohla naplno realizovat své priority a efektivně řídit dlouhodobé změny.
Dvojkolejnost státní správy: Stabilita versus politická odpovědnost
Státní správa je koncipována jako systém dvou oddělených linií – politické a úřednické. Politická linie tvořená ministrem a jeho týmem nese politickou odpovědnost za naplňování vládních priorit. Úřednická linie má naopak zajišťovat stabilitu, kontinuitu a předávání odborných znalostí. Bez ní by nebylo možné realizovat reformy, které svou náročností přesahují trvání vlád.
Striktní oddělení politické a úřednické části státní správy se ale ne vždy politikům v čele ministerstev hodí. Opakovaně tak dochází k politicky motivovaným personálním změnám, které vedou k odstranění úředníků z vedoucích pozic a jejich nahrazením zpravidla osobami z politického okolí ministra. Často se tak děje prostřednictvím účelových úprav systemizace, tedy rušením a současným vytvářením podobných „nových“ pozic. Mediálně známý byl např. případ Ondřeje Závodského nebo změna systemizace na Ministerstvu práce a sociálních věcí, v důsledku které přišlo o práci pět z osmi odborných náměstků.
Tato praxe sice obchází zákon a bývá právem kritizována, zároveň ale poukazuje na reálnou potřebu ministrů mít kolem sebe tým důvěryhodných odborníků (např. projektových manažerů, analytiků či jiných specialistů) spoluodpovědných za chod a výsledky resortů. Potřebu, která se voličstvu nesnadno vysvětluje a proto bývá skrývána za změnami v úředické struktuře. Potřebu, kterou proto není radno přehlížet. I velmi schopnému ministrovi a jeho týmu může trvat řadu měsíců, než se s chodem úřadu a všemi souvislostmi alespoň základně seznámí.
Koordinace mezi sekcemi: klíčový problém řízení ministerstev
Problémy s koordinací se ovšem týkají i úřednické části úřadu. Úřednickou linii státní správy na ministerstvech formálně zastřešují vrchní ředitelé a státní tajemníci. Vrchní ředitelé jsou nejvyšší státní úředníci zodpovědní za konkrétní agendu a na každém ministerstvu jich proto bývá hned několik (například na Ministerstvu financí je vrchních ředitelů devět). Klíčové úkoly, které má ministerstvo plnit, však často přesahují hranice jednotlivých sekcí. K jejich úspěšnému zvládnutí je nezbytná důkladná koordinace vyžadující dobrou znalost prostředí úřadu, působnosti jednotlivých útvarů i neformálních vztahů a historického kontextu dané agendy. Stejně tak je nutná výborná orientace v procesech veřejné správy a často i přehled o činnosti dalších resortů. Právě člověk, který by tyto znalosti měl a využíval je k managementu, v organizaci ministerstev chybí.
Státní tajemník je na každém ministerstvu pouze jeden a odpovídá především za organizaci a personální řízení úřadu, nikoli však za naplňování vládních priorit. Koordinace ministerstva tak zůstává pouze ministrovi, který však vzhledem k povaze své politické funkce obvykle nedisponuje podrobnou znalostí složitostí všech agend ani dostatečným časem na každodenní řízení resortu.
Jaké změny mohou zlepšit fungování ministerstev?
Popsané obtíže může vyřešit pár jednoduchých organizačních změn. V první řadě je nezbytné, aby ministři využívali pro spolupráci s politickými zástupci pozice pro ně určené (vytvořili si vlastní kabinet), aby svůj politický tým transparentním způsobem představili veřejnosti a nevyužívali systemizace účelovým způsobem.
Dále musí být ve služebním zákoně výslovně rozšířeny pravomoce státního tajemníka o odpovědnost za koordinaci strategických priorit. Státní tajemník tak nebude řešit pouze personální procesy, ale stane se člověkem, který pomáhá nově jmenovanému ministrovi v orientaci ve fungování úřadu, zodpovídá mu za plnění strategických úkolů a zastřešuje odpovědnost resortu rozdělenou mezi jednotlivé sekce.
Tím budou sice odstraněny hlavní organizační překážky současného systému, ke skutečné změně na ně ale musí navázat řada dalších změn. Základem jakýchkoliv reforem státní správy musí být znalost potřebných dat, proto je nutné sjednotit a modernizovat interní systémy, zejména spisovou a personální službu. V rigidní hierarchii úřadu je třeba vytvořit podmínky pro zavádění prvků projektového řízení – vytváření týmů úředníků pro plnění konkrétních úkolů bez ohledu na jejich služební zařazení. A především je nutné, aby byly priority každého ministerstva jasně a konkrétně sjednány a bylo zaručeno, že za ně vedení resortu převezme odpovědnost. K tomu by mohly sloužit dohody mezi ministrem a státním tajemníkem, které by určily, jaké úkoly, do kdy a za jakých podmínek budou splněny, doplněné o roční akční plány.
Dohody o plnění úkolů sjednávané mezi nejvyšším představitelem vlády (typicky premiérem) a nejseniornějším úředníkem jsou využívány např. v Belgii nebo Nizozemí. Součástí dohod je také pravidelné vyhodnocování jejich plnění. Roční pracovní programy vypracovává např. Evropská Komise, která tímto způsobem deklaruje, jak hodlá realizovat své politické priority. Na programy navazuje vydáním strategických plánů, které definují dílčí cíle, a plánů řízení, které obsahují popis činností jednotlivých útvarů.
Změny, které povedou k efektivnějšímu fungování státní správy, nemusí být složité, ale musí být dobře promyšlené. Jasně vymezené odpovědnosti, lepší koordinace napříč resorty a transparentní pravidla pro politické týmy mohou zásadně přispět k tomu, aby ministerstva dokázala plnit své úkoly efektivněji a s menšími ztrátami času i odborných kapacit. Pokud chceme, aby stát dokázal realizovat potřebné reformy, je nezbytné vytvořit podmínky, které mu to umožní. Změny, které povedou k efektivnějšímu fungování státní správy, nemusí být složité, ale musí být dobře promyšlené. Jasně vymezené odpovědnosti, lepší koordinace napříč resorty a transparentní pravidla pro politické týmy mohou zásadně přispět k tomu, aby ministerstva dokázala plnit své úkoly efektivněji a s menšími ztrátami času i odborných kapacit. Pokud chceme, aby stát dokázal realizovat potřebné reformy, je nezbytné vytvořit podmínky, které mu to umožní.
